Veilig Incidenten Melden (VIM)

In de Wkkgz staat dat alle zorgaanbieders een interne procedure moeten hebben voor het veilig melden, registreren en onderzoeken van incidenten.

De Wkkgz vereist dat je een interne procedure hebt waarin jij en je medewerkers op veilige wijze medische incidenten kunnen melden. Ook incidenten die niet tot schade hebben geleid of bijna-ongelukken. De Wkkgz vraagt om deze (bijna)incidenten niet alleen te onderzoeken en te analyseren, maar ook om de geleerde lessen te delen met je collega’s. Op deze manier maak je het werk in de zorg veiliger en beter en draag je bij aan kwaliteitsverbetering.

Registreren kan op verschillende manieren. Dat mag op papier, maar liever gebruik je een digitaal formulier. Er zijn een aantal vaste zaken die je in acht moet nemen:

Met alleen een incidentenregistratie ben je er nog niet. Afhankelijk van je werksituatie kun je op verschillende manieren omgaan met de analyse en het leereffect van een incident. Werk je in een organisatie met meerdere collega’s, dan is het goed mogelijk om een structuur in te richten waarbij op systematische wijze incidenten worden besproken en geanalyseerd. Belangrijk daarbij om de V van veilig te respecteren. Dat wil zeggen dat de schuldvraag er niet toedoet en dat de inbrenger dus “blame free” zijn incident kan bespreken. Dit aspect werkt drempelverlagend en moet leiden tot meer openheid over incidenten.

De VIM-registratie bevat data die niet zomaar op straat mogen komen te liggen of gelezen worden door personen die daar niets mee te maken hebben. Zowel voor jezelf als voor de patiënt is dat een ongewenste situatie. Dat betekent dat je daar maatregelen voor moet nemen. Leg vast en spreek duidelijk af wie welke bevoegdheden heeft tot inzage, vastleggen en wijzigen van de VIM-incidenten. Daarnaast kun je werken met inlogcodes, beveiligde mappen en goede firewalls. Stuur geen VIM-informatie per e-mail aan collega’s. Print je de informatie, sla deze dan zorgvuldig op in mappen, achter slot en grendel.

VWS heeft een Handreiking leren van incidenten voor kleine zorgaanbieders opgesteld. Deze handreiking is gericht op kleine zorgaanbieders die zelfstandig een systeem voor het leren van incidenten willen opzetten. Ook wordt hierin verwezen naar het bestaande digitale systeem voor registratie door Stichting Portaal voor patiëntveiligheid.

Diëtisten kunnen incidenten melden bij de Stichting Portaal voor Patiëntveiligheid. Dit landelijke meldpunt voor zorgincidenten faciliteert de incidentenregistratie voor zorgverleners.

PPN partijen stellen een meldformulier en modelprotocol Veilig Incident Melden beschikbaar die voldoet aan de Wkkgz. Je kunt onderstaand meldformulier invullen om een (bijna) incident te registreren. De procedure werkt alleen als alle betrokkenen bereid zijn om (bijna) incidenten te melden.